Gastbeitrag: Wie digitalisiert man eine Steuerkanzlei – Christian Deák und die Online-Händler

Der folgende Artikel ist ein Gastpost von Christian Deák, dem Geschäftsführer der DHW Steuerberatungsgesellschaft.

Die DHW hat sich ausgehend vom klassischen Geschäft einer Steuerkanzlei auf Mandate im Online-Handel spezialisiert. In diesem Blogpost erfahrt ihr mehr über den teilweise recht steinigen aber letztendlich lohnenswerten Weg dorthin.

Überlassen wir daher ab sofort Christian das Wort.

Wie wir zur Spezialisierung auf Online-Händler gekommen sind

Aller Anfang ist schwer.

Bevor wir vor einigen Jahren unsere Kanzlei papierlos und digital aufgestellt hatten, war uns der Berufszweig des Online-Händlers nicht geläufig.

Wie viele andere Kanzleien hatten wir große Probleme damit, die Schnittstellen zur DATEV einzurichten und dachten, dass dies die einzigen Probleme wären, die es aus dem Weg zu räumen gilt.

Meiner Meinung nach gehört jedoch noch mehr dazu. Das mussten wir in den folgenden zwei Jahren auch spüren.

Sobald man mit digitalen Mandaten arbeiten möchte, sollte man die Anforderungen seiner Mandate in den Mittelpunkt stellen und sich darum bemühen, vieles anders zu machen.

Über das Internet sind diese Art der Mandate es gewohnt, Antworten zu finden oder zumindest zu bekommen.  Das Schlüsselwort heißt hier Kommunikation.

Mit den Mandanten kommunizieren!?

Man muss es deutlich sagen: Das ist man in einem normalen Steuerbüro nicht gewohnt.

Viele Steuerkanzleien kommunizieren kaum bis gar nicht mit Ihren Mandanten.

Demnach muss die Infrastruktur der Kanzlei zunächst darauf ausgelegt sein, diese Informationsströme effizient zu steuern.

Dazu gehört insbesondere, unzählige E-Mails abzuarbeiten und dabei den Überblick zu behalten.

Ticketsysteme und Organisationstools sind ein absolutes Muss. Das ist nicht immer einfach.

Es lohnt sich aber. Online-Händler und andere digital-affine Unternehmen gehören deshalb nicht ohne Grund zu unseren liebsten Mandanten.

Doch wie bekommt man diese Informationsströme zielgerecht gesteuert?

Schnittstellen, Schnittstellen, Schnittstellen und die DATEV

Das zentrale System bei den meisten Kanzleien ist DATEV. Das bedeutet, man muss sich intensiv mit den Schnittstellen der DATEV vertraut machen.

Die meisten Kanzleien scheitern aber bereits daran. Das liegt vor allem daran, dass jedes Ticketsystem oder andere Kommunikations- und Organisations-Tools die Anforderungen, welche die DATEV stellt, nicht kennen.

An dieser Stelle sei gesagt, dass das alles kein Rocket Science ist.

Investitionen, die sich rentieren

Man muss jedoch sehr ausdauernd sein und am Anfang sogar externe Hilfe mit ins Boot holen.

Drittprogramme zur DATEV zusätzlich zu nutzen, war für uns eine echte Herausforderung.

Es kostet zu Beginn sehr viel Zeit und Geld, diese Schnittstellen einzurichten und wiederholbare Schritte zu dokumentieren.

… aber auch Hürden, die man stoisch überwinden muss

An dieser Stelle sei offen und ehrlich gesagt, dass unsere Kanzlei dadurch mehrfach große Probleme bekommen hat.

Das Kernproblem war, dass die Mitarbeiter umgeschult werden mussten und dabei das Ziel vor Augen haben sollten, komplett papierlos, automatisiert und digital zu arbeiten.

Dass wir eines Tages davon selbst profitieren würden, war damals gefühlt für viele Mitarbeiter Lichtjahre entfernt.

Die Komplexität nimmt anfangs zu

Nun waren die Angestellten der Kanzlei erstmalig mit Fragestellungen konfrontiert wie z.B.:

Welche Lieferschwelle wurde in welchem EU-Staat überschritten?

Gibt es Eingangsrechnungen mit Reverse Charge Verfahren?

In wie vielen EU-Staaten ist der Mandant umsatzsteuerpflichtig?

Wie werden die Umsatzsteuerpflichten im EU-Ausland erfüllt?

….

Dafür mussten wir ein ganz neues Onboarding entwickeln, um sicherzustellen, dass sich nicht mit jedem Paket, das unsere Online-Händler verschickten, unentdeckte Risiken auftürmten.

Dafür kann man sich aber nicht einfach mit dem Mandanten zusammensetzen, denn diese sitzen regelmäßig nicht in unserer Nähe.

Mandanten aus aller Welt – ein neues Mindset

Die Mandanten sind quer über die Welt verteilt und arbeiten teilweise in anderen Zeitzonen.

Die Kommunikation findet häufig per Mail statt, weshalb wir Organisationstools und Ticketsysteme brauchen.

Allein das war für viele Angestellten eine solche Umstellung, dass einige lieber gekündigt hätten.

Am Ende des Tages blieb im ersten Schritt ein neues Kundenklientel mit völlig neuen Ansprüchen, völlig neuen fachlichen Herausforderungen und Kommunikationsansprüchen sowie einer komplett digitalen Arbeitsweise.

Wir waren gezwungen, die gewohnte Infrastruktur einer Kanzlei zu verlassen und neue – unbekannte – Wege zu gehen.

Nicht von heute auf morgen

Dieses Thema und die Probleme blieben knapp zwei Jahre bestehen und sorgten teilweise für große Schwierigkeiten in der Kanzlei.

Es ist also nicht alles direkt gut gelaufen. Wie bei allen Pionieren gab es auch bei uns zahlreiche Herausforderungen, bei denen wir auf externe Hilfe stark angewiesen waren.

Teilweise kämpften wir gefühlt wie in einem Strudel gegen die Strömung und versuchten, den Status Quo zu erhalten. An Fortschritt und an entspanntere Tage war diese zwei Jahre nicht zu denken.

Ich fragte mich deshalb ziemlich oft: Warum tue ich mir das an?

Die Antwort war: Ich hoffte darauf, dass es besser werden würde und mein Team und ich eines Tages hiermit im Einklang stehen könnten.

Schritt für Schritt ging es voran

Wir bauten unter anderem Social Medias aus. Dazu gehörten der Aufbau eines Blogs und das Bestücken weiterer potenzieller Vertriebskanäle wie Podcasts, Facebook oder Instagram.

Essenziell war zudem die Schematisierung unserer Anbindungsprozesse von Schnittstellen zu den Organisationstools.

Wir suchten anschließend aktiv den Kontakt zu Softwareherstellern von Drittanbietern wie zum Beispiel Taxdoo, FastBill, Lexoffixe, Sevdesk usw.

Zentral: Die Automatisierung der Buchhaltung

Wir haben das Rad nie neu erfunden. Wir sind die Wege aber stets konsequent zu Ende gegangen und haben uns nicht entmutigen lassen.

Die Tatsache, dass heutzutage die Buchhaltungen insbesondere bei Online-Händlern nicht mehr händisch machbar sind, hat für ein großes Umdenken gesorgt.

Wir lagern die Buchhaltung der Rechnungsausgänge in Zusammenarbeit mit Taxdoo daher aus und konnten erstmals unzählige Buchungszeilen pro Monat automatisieren.

Ohne eine Automatisierung wären solche Mandate nicht abbildbar und für die Kunden unbezahlbar. Neben der Automatisierung von Rechnungsausgängen haben wir auch die Automatisierung von Rechnungseingängen zu einem normalen Workflow bei uns gemacht. Durch Tools wie  Sevdesk, Lexoffice und FastBill – alle in Verbindung mit DATEV unternehmen online – können wir sämtliche Rechnungen – sowohl Ausgangs als auch Eingangsrechnungen – in digitalisierter Form erhalten.

Das papierlose Büro? Ist möglich!

Somit fällt bei uns mittlerweile jegliches Papier weg.

Wie ging es weiter?

Dann haben wir uns Gedanken darum gemacht, dass alles digital und papierlos bleibt.

Ich sah keinen logischen Ansatz darin, dass meine Mandanten uns alles digital liefern und wir im Gegenzug wieder Papier zurückschicken.

Das war die nächste Herausforderung.

Daher werden alle Formen von Auswertungen, Bilanzen, Steuererklärungen, Löhnen etc. in digitaler Form zur Verfügung gestellt. Bilanzen und Steuererklärungen können sogar per Handy-App frei gezeichnet werden. Das erleichtert den Arbeitsablauf für beide Seiten ungemein.

Alle bereits digitalen Rechnungen bleiben digital und werden per Handy-App weitergeleitet oder per Drag-and-Drop in unsere Programme gezogen. Somit hat der Buchhalter direkt Zugriff auf alle Rechnungen.  

Im Übrigen besteht bei Betriebsprüfungen hier ein weiterer großer Vorteil. Alle Belege sind sofort zugänglich. Das spiegelte sich bislang stets positiv in den Besprechungen mit den Prüfern wider.

Zudem helfen wir unseren Kunden, einen digitalen Workflow aufzubauen. Eingescannte Rechnungen können im nächsten Schritt direkt bezahlt werden. Somit hat der Kunde selbst unmittelbar auch ein Vorteil von der Digitalisierung.

Aber kann bzw. darf man wirklich ganz auf Papier verzichten?

Ja, das ist auch rechtlich möglich!

Wir bieten unseren Mandanten eine Verfahrensdokumentation an. In Absprache mit uns können daraufhin alle Papierbelege vernichtet werden. Somit gehört das Papier tatsächlich der Vergangenheit an.

Ein kurzer Blick zurück – und dann wieder nach vorn

Ich bereue nicht einen einzigen Schritt hiervon. Die digitalen Mandate, mit denen wir ausnahmslos beim Du sind, gehören zu unserem bevorzugten und meist gemochten Klientel.

Natürlich ist es nicht immer einfach, neue Wege zu gehen. Mittlerweile haben wir aber viele starke Partner inklusive Banken, Softwareherstellern, Unternehmensberatern und vielen mehr, die uns aktiv unterstützen.

Das wollen wir stetig und ständig ausbauen. Denn Online-Händlern nehmen aktuell das im Bereich Digitalisierung vorweg, was in vielen weiteren Branchen in den kommenden Jahren ebenfalls einsetzen wird.

Tadxoo: Automatisierung von Mandaten im Online-Handel

Klickt einfach hier oder auf den Button unten und bucht eine Live-Demo, in der wir per Bildschirmübertragung persönlich die Vorteile unserer automatisierten Umsatzsteuer-Compliance im EU-Ausland sowie unseres Online-Handel-to-DATEV-Exports erklären.